Entre
Responsable du traitement :
[Nom du cabinet/clinique médicale], [Forme juridique]
[Adresse du médecin/cabinet]
(Ci-après : « Responsable du traitement »)
et
Sous-traitant :
praxiops.com
[Adresse de votre entreprise]
(Ci-après : « Sous-traitant »)
§ 1 Objet, durée et pouvoir d'instruction
Objet du traitement :
Le Sous-traitant fournit au Responsable du traitement le service « Optimisation du cabinet et gestion de la réputation », qui comprend la collecte, l'analyse et la gestion automatisées des retours patients accessibles au public et des données associées.
Durée :
Le contrat commence le [date de début du service] et se termine automatiquement à la résiliation du contrat principal pour le service d'optimisation du cabinet, sauf si des obligations légales de conservation s'appliquent.
Pouvoir d'instruction :
Le Responsable du traitement est le seul « maître des données » et a le droit de donner des instructions au Sous-traitant à tout moment concernant le type, la portée et l'exécution du traitement des données.
§ 2 Type, portée et finalité du traitement
Type de traitement :
Le traitement comprend la collecte (récupération), le stockage, l'analyse, l'agrégation, l'évaluation, la classification (par exemple, via l'analyse de sentiment IA) et le commentaire (réponse) des données. Le traitement est automatisé.
Finalité du traitement :
L'objectif est d'identifier les faiblesses opérationnelles du cabinet du Responsable du traitement et de gérer activement la réputation en ligne en répondant aux avis clients sur les plateformes publiques au nom du Responsable du traitement.
Catégories de personnes concernées :
- Patients ayant soumis des avis publics.
- Éventuellement leurs proches, s'ils sont mentionnés dans l'avis.
- Clients/utilisateurs du site web du cabinet (via l'analyse d'utilisation).
Types de données personnelles :
- Données d'identité : Pseudonymes ou vrais noms des évaluateurs (tels que visibles publiquement).
- Données de contenu : Contenu textuel des avis, notes attribuées.
- Métadonnées : Heure de publication, source de la plateforme (Google, Jameda, etc.).
§ 3 Instructions spécifiques pour répondre aux avis
Le Responsable du traitement accorde par la présente au Sous-traitant une instruction et une autorisation explicites et spécifiques pour effectuer les actions suivantes au nom et pour le compte du Responsable du traitement, dans le cadre du mandat accordé et en stricte conformité avec les instructions du Responsable du traitement :
- Génération et publication de réponses : Le Sous-traitant est autorisé à créer, transmettre et publier des commentaires publics sur les avis patients reçus (positifs et négatifs) sur les plateformes capturées (Google, Jameda, etc.).
- Suppression de réponses : Le Sous-traitant est autorisé à modifier ou supprimer ultérieurement les commentaires créés par lui-même.
- Conformité : Le Sous-traitant s'engage à toujours respecter le RGPD, le BDSG et les conditions d'utilisation respectives des plateformes lors de la création de commentaires, et à ne divulguer aucune information spécifique au patient ou confidentielle.
C'est la base juridique pour transférer les droits d'action du propriétaire du cabinet à votre service.
§ 4 Obligations du Sous-traitant (extrait)
Le Sous-traitant s'engage notamment à :
- Effectuer le traitement exclusivement sur instructions documentées du Responsable du traitement, sauf si le droit de l'UE ou le droit des États membres l'exige.
- S'assurer que les personnes autorisées à traiter les données se sont engagées à la confidentialité.
- Prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles (MTO) requises en vertu de l'art. 32 du RGPD pour assurer la sécurité des données.
- N'utiliser des sous-traitants (sous-traitants ultérieurs) qu'avec l'approbation écrite ou électronique préalable du Responsable du traitement. Les mêmes obligations de protection des données s'appliquent aux sous-traitants ultérieurs.
- Le Sous-traitant soutient le Responsable du traitement dans l'accomplissement de ses obligations (par exemple, droits des personnes concernées, en cas de violations de données).
§ 5 Obligations du Responsable du traitement (extrait)
Le Responsable du traitement est responsable de la licéité du traitement des données et s'engage notamment à :
- S'assurer que le traitement des données personnelles (la soumission de l'avis par le patient) repose sur une base juridique valide (par exemple, art. 6(1)(f) du RGPD - intérêt légitime du médecin à améliorer son service).
- Fournir rapidement au Sous-traitant toutes les informations nécessaires à l'exécution du contrat.
- Prendre connaissance des MTO transmises par le Sous-traitant et vérifier leur pertinence.
[Lieu, Date]
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[Signature du Responsable du traitement (Médecin/Propriétaire du cabinet)]
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[Signature du Sous-traitant (praxiops.com)]